Seiring dengan berkembangnya zaman, dunia bisnis semakin kompetitif untuk terus memiliki produk dan layanan yang baik serta mampu memenuhi kebutuhan serta kepuasan pelanggan. Untuk dapat memenuhi hal tersebut, setiap perusahaan atau organisasi wajib memiliki proses bisnis yang terstruktur sehingga dapat mendorong operasional yang efektif dan efisien sehingga dapat menciptakan produk dan layanan yang baik. Selain itu, dengan pengelolaan business process yang baik, perusahaan atau organisasi siap dalam menghadapi berbagai tantangan bisnis seperti sistem operasional yang tidak efektif, masalah biaya, hingga risiko kualitas produk atau layanan yang tidak konsisten.

Business Process (Proses Bisnis) merupakan serangkaian aktivitas atau pekerjaan yang terstruktur, terorganisir serta saling berkaitan dalam menyelesaikan suatu masalah dan mencapai tujuan utama dari perusahaan atau organisasi. Tujuan utama dari proses bisnis adalah untuk membantu perusahaan atau organisasi dalam meningkatkan efisiensi sistem dan produktivitas, mendukung kepatuhan, mencapai tujuan strategis, dan menghasilkan konsistensi serta nilai tambah bagi pelanggan melalui produk dan layanan yang baik.

KARAKTERISTIK UMUM DALAM BISNIS PROSES

• Definitif

Bisnis proses perlu memiliki batasan, input dan output yang jelas agar dalam pelaksanaannya tidak keluar dari tujuan yang ingin dicapai

• Urutan

Bisnis proses harus terdiri atas aktivitas yang tersusun secara berurutan sesuai dengan waktu dan ruang yang sudah direncanakan

• Pelanggan

Pihak yang menerima hasil proses wajib ada dalam bisnis proses

• Nilai Tambah

Proses transformasi yang terjadi dalam proses wajib memberikan nilai tambah kepada penerima hasil (pelanggan)

• Keterkaitan

Hal ini merujuk pada segala proses yang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri, sehingga harus terkait dalam suatu struktur perusahaan atau organisasi

• Fungsi Silang

Pada prosesnya, akan ada beberapa fungsi yang dicakup.
 
PENTINGNYA BISNIS PROSES
Dalam menghadapi berbagai kompleksitas tantangan bisnis saat ini, penerapan bisnis proses menjadi kunci utama untuk menciptakan sistem yang mampu menjawab berbagai tantangan tersebut. Namun, pada praktiknya penerapan pengembangan serta perbaikan proses bisnis bukanlah hal yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Melihat hal tersebut, perusahaan atau organisasi dapat bekerja sama dengan konsultan profesional  dalam merancang, menerapkan, hingga memperbaiki bisnis prosesnya. Peran konsultan menjadi penting karena pada praktiknya konsultan akan memberikan perspektif yang lebih objektif tanpa dipengaruhi oleh budaya internal perusahaan atau organisasi.

Selain itu, konsultan akan membantu perusahaan atau organisasi dengan menggunakan metode yang lebih terstruktur karena akan didasarkan pada standar-standar yang relevan dan sesuai, hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses sehingga dapat mendorong produktivitas sistem operasional dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan maupun perusahaan atau organisasi. Konsultan juga dapat membantu perusahaan atau organisasi mengimplementasikan sistem manajemen dari standar internasional yang ada dalam rangka mendorong perbaikan yang berkelanjutan.
​
Terdapat beberapa jenis bisnis proses yang dapat diterapkan oleh perusahaan atau organisasi, di antaranya:

• Proses Operasional atau Primer (Operational/Primary Processes)

Proses ini diterapkan dengan berfokus pada inti perusahaan atau organisasi, misal pada divisi pemasaran, penjualan, atau customer service sehingga akan memberikan nilai tambah secara langsung kepada pelanggan.

• Proses Pendukung (Supporting/Support Processes)

Proses ini lebih memberikan sistem dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses operasional (primer), sehingga tidak secara langsung memberikan nilai tambah pada pelanggan.

• Proses Manajemen (Management Processes)

Proses manajemen lebih mengarah pada hal-hal yang mengorganisir, merencanakan serta mengawasi pelaksanaan aktivitas bisnis agar dapat sesuai dengan tujuan strategis.
 

CDi Consulting sebagai jasa konsultasi dan training manajemen telah memiliki pengalaman dalam melakukan proses bisnis pada perusahaan/organisasi. Kami telah membantu banyak perusahaan dalam membuat bisnis proses sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Bagi Anda atau perusahaan yang ingin menerapkan bisnis proses, kami siap membantu Anda.
Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id 

Tindakan perbaikan merupakan salah satu hal yang penting untuk dilakukan oleh perusahaan atau organisasi sebagai usaha untuk terus mendorong continuous improvement. Tindakan perbaikan ini ada di dalam siklus kegiatan audit, baik audit internal maupun eksternal. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas operasional, mengurangi risiko, hingga mencegah masalah yang sama terjadi kembali. Namun, nyatanya masalah yang sama kerap terjadi meskipun sudah dilakukan tindakan perbaikan hingga statusnya “closed”. Hal ini terjadi karena biasanya kita terlalu cepat mengambil kesimpulan dan menutup masalah yang ada, sehingga tindakan perbaikan hanya difokuskan pada gejala masalah saja bukan pada akar masalah. Selain itu, saat ini banyak perusahaan atau organisasi yang hanya memperbaiki “masalah yang terlihat” saja tanpa melakukan tindakan perbaikan dengan solusi yang matang.

APA YANG MENYEBABKAN TINDAKAN PERBAIKAN TIDAK EFEKTIF?
Terdapat beberapa hal yang menyebabkan tindakan perbaikan tidak efektif, di antaranya:
1. Gagal dalam menganalisis akar masalah dan hanya fokus pada gejala
Salah satu faktor utama yang menyebabkan tindakan perbaikan tidak efektif adalah kegagalan dalam menganalisis akar masalah, sehingga masalah yang ada belum dianalisa lebih mendalam (jump to solutions). Selain itu, banyak perusahaan atau organisasi yang hanya berfokus pada gejalanya saja tanpa mencari tahu mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sehingga masalah yang diperbaiki hanya di permukaan saja.

Pada praktiknya, penggunaan beberapa alat (tools) seperti Fishbone Diagram, Why2 Step, dan lainnya dapat membantu mempermudah proses identifikasi dan analisis akar masalah, sehingga faktor utama penyebab masalah dapat ditemukan.  Dengan berbekal informasi yang mendalam terkait akar masalah, proses perencanaan serta penyusunan solusi dapat menjadi lebih akurat dan matang karena tidak didasarkan pada kesimpulan yang terburu-buru.

2. Perencanaan yang kurang matang
Kurangnya perencanaan yang matang menyebabkan proses tindakan perbaikan yang dilakukan tidak maksimal karena solusi yang ada cenderung tidak relevan serta tidak menjawab akar masalah. Selain itu, perencanaan yang kurang matang ini mencerminkan sikap yang tidak memprioritaskan dan tidak menganggap tindakan perbaikan penting dilakukan. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya support dalam pelaksanaan tindakan perbaikan, baik support dalam bentuk sumber daya, waktu, maupun anggaran. Pada praktiknya, perusahaan atau organisasi cenderung tidak mengubah sistem atau prosedur dalam operasionalnya karena hanya menganggap masalah hadir sebagai akibat dari human error.

3. Kurangnya monitoring dan evaluasi
Setelah melakukan tindakan perbaikan, banyak perusahaan atau organisasi yang berhenti di tahap ini dan tidak melakukan monitoring serta evaluasi dari apa yang telah dilakukan. Kegiatan monitoring dan evaluasi wajib dilakukan untuk dapat memastikan efektivitas tindakan perbaikan. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan audit internal, verifikasi oleh auditor (audit eksternal) maupun penanggung jawab Sistem Manajemen. Tujuan dilakukannya monitoring dan evaluasi ialah untuk menganalisis efektivitas tindakan serta sistem yang diterapkan, dan juga menjadi bukti keberhasilan atau kegagalan tindakan perbaikan tersebut. Dengan adanya bukti dan data mengenai efektivitas tindakan perbaikan ini, perusahaan atau organisasi dapat menghindari terjadinya masalah yang berulang karena telah memahami siklus serta solusi dari masalah tersebut. Apabila tindakan perbaikan yang dilakukan sudah efektif, perusahaan atau organisasi dapat mencapai continuous improvement secara konsisten.

4. Tidak adanya budaya yang mendukung perbaikan berkelanjutan
Organisasi maupun perusahaan wajib memiliki budaya kerja yang mengarah pada perbaikan berkelanjutan dan tidak hanya mengutamakan kecepatan dalam penyelesaian masalah, tetapi juga mempertimbangkan ketepatannya. Hal ini juga dapat didukung oleh penerapan Sistem Manajemen yang tepat karena salah satu hal yang ditekankan dalam Sistem Manajemen ialah pentingnya verifikasi efektivitas tindakan perbaikan. Beberapa hal yang dibutuhkan dalam mendukung perbaikan yang berkelanjutan ialah keterbukaan perusahaan atau organisasi terhadap masalah, komitmen manajemen, mendokumentasikan tindakan perbaikan dengan baik serta monitoring yang konsisten dan evaluasi.
 

Informasi lebih lanjut mengenai Audit/Assesment dan Pendampingan Sertifikasi
Bagi Anda atau perusahaan yang ingin melakukan Audit/Assesment dan pendampingan sertifikasi, kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda. Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id