PART 2 - BENARKAH AUDIT HANYA DILAKUKAN KETIKA ADA MASALAH? MENGENAL JENIS – JENIS TEMUAN AUDIT

Saat ini masih banyak perusahaan atau organisasi yang menganggap bahwa audit hanya perlu dilakukan ketika terjadi masalah, padahal audit wajib dilakukan secara rutin guna meminimalkan adanya risiko-risiko serta masalah lainnya. Beberapa masalah yang umum terjadi dan dialami oleh perusahaan atau organisasi ialah komplain dari pelanggan, tidak efektifnya kegiatan operasional hingga adanya temuan-temuan besar dalam sistem. Di saat-saat seperti inilah perusahaan atau organisasi baru melakukan audit, padahal audit seharusnya menjadi bagian dari strategi preventif dalam memastikan bahwa seluruh sistem dan operasional berjalan sesuai standar.

Dalam proses audit, terdapat “temuan audit” yang akan diidentifikasi dan dianalisis oleh auditor. Temuan audit ialah hasil evaluasi yang menjadi bukti dari kegiatan audit yang menilai kesesuaian sistem dengan standar atau prosedur yang berlaku. Auditor akan mengevaluasi dan menilai kesesuaian sistem yang ada di perusahaan atau organisasi melalui bukti-bukti objektif yang telah diidentifikasi selama proses pemeriksaan dengan standar dan kebijakan yang berlaku. Tujuan dari adanya temuan audit ialah untuk perbaikan yang berkelanjutan, tindakan korektif serta peningkatan efektivitas sistem manajemen yang telah diterapkan.
 
JENIS-JENIS TEMUAN AUDIT
1. Ketidaksesuaian Major (Major Non-Conformity)
Ketidaksesuaian Major merupakan temuan dalam proses audit yang menunjukkan kegagalan perusahaan atau organisasi dalam memenuhi persyaratan atau peraturan dalam standar. Temuan ini berdampak signifikan karena memengaruhi kepatuhan terhadap sistem manajemen yang berlaku serta berdampak langsung kepada kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Dalam proses audit eksternal, temuan major dapat menghambat atau berpotensi menggagalkan proses sertifikasi apabila tidak segera dilakukan tindakan perbaikan yang serius dan cepat.

2. Ketidaksesuaian Minor (Minor Non-Conformity)
Ketidaksesuaian Minor merupakan temuan yang menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi tidak konsisten dalam menerapkan sistem manajemen sehingga tidak efektif. Temuan ini juga bersifat terbatas dan tidak memberikan dampak yang signifikan terhadap implementasi standar. Hal ini karena dalam penerapan standar tersebut terdapat beberapa bagian kecil yang belum konsisten atau kurang disiplin. Meskipun temuan minor ini tergolong kecil, namun wajib ditindaklanjuti dengan melakukan tindakan perbaikan guna mencegah temuan berkembang menjadi masalah yang lebih besar atau berubah menjadi temuan major di proses audit selanjutnya.  

3. OFI (Opportunity for Improvement)
OFI (Opportunity for Improvement) merupakan saran atau peluang yang diberikan oleh auditor untuk perbaikan dengan tujuan memaksimalkan proses penerapan standar. OFI tidak termasuk ke dalam ketidaksesuaian, namun jika dibiarkan dapat berpotensi menjadi masalah atau temuan. Melihat hal tersebut, OFI sangat disarankan untuk ditindaklanjuti karena dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi.

4. Temuan Positif (Positive Findings)
Temuan positif merupakan hasil audit yang menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi telah mengimplementasikan standar atau sistem manajemen dengan efektif, sangat baik, serta memenuhi semua persyaratan yang ada. Temuan ini bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada perusahaan atau organisasi karena telah memenuhi seluruh persyaratan standar dan dapat menjadi nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi. Selain itu, temuan ini dapat menjadi contoh best practice dan mendorong  bagian lain untuk dapat melakukan hal yang sama.
​
5. Temuan Berulang (Repeat Findings)
Temuan berulang merupakan bukti ketidaksesuaian yang sama terjadi kembali. Hal ini disebabkan oleh adanya temuan yang sebelumnya pernah ditemukan, namun kembali muncul dalam proses audit berikutnya dan menunjukkan adanya tindakan perbaikan yang tidak efektif.
 
Audit bukan hanya aktivitas yang perlu dilakukan ketika masalah terjadi. Dengan memahami terhadap jenis-jenis temuan audit, diharapkan perusahaan atau organisasi dapat melihat audit sebagai salah satu kegiatan yang wajib dilakukan secara rutin guna menentukan prioritas perbaikan, sehingga dapat menghasilkan tindakan perbaikan yang efektif dan tepat sasaran, serta memastikan perbaikan yang berkelanjutan.
 

Informasi lebih lanjut mengenai Audit/Assesment Internal dan Pendampingan Sertifikasi
Bagi Anda atau perusahaan yang ingin melakukan Audit/Assesment Internal dan/atau Pendampingan Sertifikasi, kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda!
Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id