AUDIT SUDAH SELESAI TETAPI MASALAH YANG SAMA DATANG LAGI, MENGAPA TINDAKAN PERBAIKAN TIDAK EFEKTIF?

Tindakan perbaikan merupakan salah satu hal yang penting untuk dilakukan oleh perusahaan atau organisasi sebagai usaha untuk terus mendorong continuous improvement. Tindakan perbaikan ini ada di dalam siklus kegiatan audit, baik audit internal maupun eksternal. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas operasional, mengurangi risiko, hingga mencegah masalah yang sama terjadi kembali. Namun, nyatanya masalah yang sama kerap terjadi meskipun sudah dilakukan tindakan perbaikan hingga statusnya “closed”. Hal ini terjadi karena biasanya kita terlalu cepat mengambil kesimpulan dan menutup masalah yang ada, sehingga tindakan perbaikan hanya difokuskan pada gejala masalah saja bukan pada akar masalah. Selain itu, saat ini banyak perusahaan atau organisasi yang hanya memperbaiki “masalah yang terlihat” saja tanpa melakukan tindakan perbaikan dengan solusi yang matang.

APA YANG MENYEBABKAN TINDAKAN PERBAIKAN TIDAK EFEKTIF?
Terdapat beberapa hal yang menyebabkan tindakan perbaikan tidak efektif, di antaranya:
1. Gagal dalam menganalisis akar masalah dan hanya fokus pada gejala
Salah satu faktor utama yang menyebabkan tindakan perbaikan tidak efektif adalah kegagalan dalam menganalisis akar masalah, sehingga masalah yang ada belum dianalisa lebih mendalam (jump to solutions). Selain itu, banyak perusahaan atau organisasi yang hanya berfokus pada gejalanya saja tanpa mencari tahu mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sehingga masalah yang diperbaiki hanya di permukaan saja.

Pada praktiknya, penggunaan beberapa alat (tools) seperti Fishbone Diagram, Why2 Step, dan lainnya dapat membantu mempermudah proses identifikasi dan analisis akar masalah, sehingga faktor utama penyebab masalah dapat ditemukan.  Dengan berbekal informasi yang mendalam terkait akar masalah, proses perencanaan serta penyusunan solusi dapat menjadi lebih akurat dan matang karena tidak didasarkan pada kesimpulan yang terburu-buru.

2. Perencanaan yang kurang matang
Kurangnya perencanaan yang matang menyebabkan proses tindakan perbaikan yang dilakukan tidak maksimal karena solusi yang ada cenderung tidak relevan serta tidak menjawab akar masalah. Selain itu, perencanaan yang kurang matang ini mencerminkan sikap yang tidak memprioritaskan dan tidak menganggap tindakan perbaikan penting dilakukan. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya support dalam pelaksanaan tindakan perbaikan, baik support dalam bentuk sumber daya, waktu, maupun anggaran. Pada praktiknya, perusahaan atau organisasi cenderung tidak mengubah sistem atau prosedur dalam operasionalnya karena hanya menganggap masalah hadir sebagai akibat dari human error.

3. Kurangnya monitoring dan evaluasi
Setelah melakukan tindakan perbaikan, banyak perusahaan atau organisasi yang berhenti di tahap ini dan tidak melakukan monitoring serta evaluasi dari apa yang telah dilakukan. Kegiatan monitoring dan evaluasi wajib dilakukan untuk dapat memastikan efektivitas tindakan perbaikan. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan audit internal, verifikasi oleh auditor (audit eksternal) maupun penanggung jawab Sistem Manajemen. Tujuan dilakukannya monitoring dan evaluasi ialah untuk menganalisis efektivitas tindakan serta sistem yang diterapkan, dan juga menjadi bukti keberhasilan atau kegagalan tindakan perbaikan tersebut. Dengan adanya bukti dan data mengenai efektivitas tindakan perbaikan ini, perusahaan atau organisasi dapat menghindari terjadinya masalah yang berulang karena telah memahami siklus serta solusi dari masalah tersebut. Apabila tindakan perbaikan yang dilakukan sudah efektif, perusahaan atau organisasi dapat mencapai continuous improvement secara konsisten.

4. Tidak adanya budaya yang mendukung perbaikan berkelanjutan
Organisasi maupun perusahaan wajib memiliki budaya kerja yang mengarah pada perbaikan berkelanjutan dan tidak hanya mengutamakan kecepatan dalam penyelesaian masalah, tetapi juga mempertimbangkan ketepatannya. Hal ini juga dapat didukung oleh penerapan Sistem Manajemen yang tepat karena salah satu hal yang ditekankan dalam Sistem Manajemen ialah pentingnya verifikasi efektivitas tindakan perbaikan. Beberapa hal yang dibutuhkan dalam mendukung perbaikan yang berkelanjutan ialah keterbukaan perusahaan atau organisasi terhadap masalah, komitmen manajemen, mendokumentasikan tindakan perbaikan dengan baik serta monitoring yang konsisten dan evaluasi.
 

Informasi lebih lanjut mengenai Audit/Assesment dan Pendampingan Sertifikasi
Bagi Anda atau perusahaan yang ingin melakukan Audit/Assesment dan pendampingan sertifikasi, kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda. Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id