SOP YANG TEPAT: KUNCI UTAMA BANGUN SISTEM KERJA YANG EFEKTIF & KONSISTEN

Pertumbuhan dan perkembangan perusahaan yang diikuti oleh penambahan jumlah karyawan, kompleksitas divisi dan pekerjaan, hingga meningkatnya ekspektasi pelanggan semakin menuntut perusahaan untuk mampu menjalankan proses bisnis yang efektif. Untuk dapat menjalankan kegiatan operasional yang efektif, perusahaan harus memiliki tata kelola serta sistem kerja yang terstruktur, terarah dan konsisten. Kehadiran Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadi salah satu pondasi yang penting dalam memenuhi hal tersebut.

Apa Itu SOP?
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen tertulis yang berisi panduan, prosedur atau instruksi langkah demi langkah yang dibakukan terkait setiap tahapan kerja, tanggung jawab serta standar yang menjadi pedoman dalam melaksanakan suatu aktivitas atau kegiatan di dalam perusahaan secara konsisten. Tujuan pembuatan SOP ialah untuk menertibkan, merapikan, dan memudahkan pelaksanaan aktivitas atau kegiatan tertentu yang mencakup seluruh urutan proses pekerjaan dari awal hingga akhir.  Selain itu, SOP juga berperan penting untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dilakukan berdasarkan standar/prosedur yang telah ditetapkan, tidak hanya berdasarkan kebiasaan atau pemahaman masing-masing individu saja.

Mengapa SOP Penting bagi Perusahaan?
Salah satu kesalahan yang sering terjadi dan dilakukan oleh perusahaan ialah menganggap SOP hanya bersifat formalitas saja, sehingga terkesan dibuat untuk memenuhi kebutuhan administrasi. Faktanya SOP harus dapat dipahami, disosialisasikan, diterapkan, dievaluasi dan diperbarui sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang ada di perusahaan.

Terdapat beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam penyusunannya yaitu seperti kondisi lapangan, struktur organisasi, proses bisnis, sumber daya, potensi risiko hingga kebutuhan dari masing-masing fungsi terkait. Kemudian, pedoman yang digunakan dalam penyusunan SOP disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan atau instansi, contohnya dalam penyusunan SOP untuk instansi pemerintahan menggunakan Perpem PAN & RB, Perwal dan Undang-undang yang berlaku terkait pedoman penyusunan SOP.
​
Format atau bentuk dokumen SOP yang digunakan umumnya beragam karena disesuaikan dengan kebijakan perusahaan atau instansi, biasanya terdapat beberapa aspek dalam dokumen SOP yaitu:
1. Kepala SOP
Beberapa hal yang dicakup dalam kepala SOP di antaranya:

• nama dan logo perusahaan/instansi
• nomor SOP
• tanggal pembuatan dan tanggal efektif
• pihak yang mengesahkan SOP
• nama SOP
• dasar hukum dan lainnya

2. Isi dokumen SOP
Beberapa hal yang dicakup dalam dokumen SOP di antaranya:

• Langkah-langkah dari aktivitas atau proses kerja fungsi tertentu
• Informasi fungsi atau tim pelaksana
• Informasi mutu baku yang dibutuhkan untuk aktivitas atau proses kerja seperti perlengkapan, waktu dan output
• Keterangan lebih lanjut untuk masing-masing proses kerja (apabila ada)

 
Apabila SOP sudah terstandarisasi, perusahaan dapat menghadirkan sistem kerja yang selaras dan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, serta dapat menjadi solusi untuk perbedaan pola kerja dari personil yang memiliki berbagai karakteristik yang berbeda-beda. SOP yang tepat dapat memberikan batas-batasan yang jelas terkait tugas dan tanggung jawab, sehingga dapat mempermudah proses adaptasi bagi karyawan baru. Selain itu, adanya proses yang terdokumentasi juga dapat memudahkan perusahaan dalam melaksanakan monitoring serta evaluasi apabila terjadi kendala dan kesalahan kerja, sehingga dapat menciptakan perbaikan yang berkelanjutan.
 
Informasi lebih lanjut mengenai Konsultasi Penyusunan SOP
Bagi Perusahaan yang ingin melakukan konsultasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda!
Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama