Saat ini masih banyak perusahaan atau organisasi yang menganggap bahwa audit hanya perlu dilakukan ketika terjadi masalah, padahal audit wajib dilakukan secara rutin guna meminimalkan adanya risiko-risiko serta masalah lainnya. Beberapa masalah yang umum terjadi dan dialami oleh perusahaan atau organisasi ialah komplain dari pelanggan, tidak efektifnya kegiatan operasional hingga adanya temuan-temuan besar dalam sistem. Di saat-saat seperti inilah perusahaan atau organisasi baru melakukan audit, padahal audit seharusnya menjadi bagian dari strategi preventif dalam memastikan bahwa seluruh sistem dan operasional berjalan sesuai standar.

Dalam proses audit, terdapat “temuan audit” yang akan diidentifikasi dan dianalisis oleh auditor. Temuan audit ialah hasil evaluasi yang menjadi bukti dari kegiatan audit yang menilai kesesuaian sistem dengan standar atau prosedur yang berlaku. Auditor akan mengevaluasi dan menilai kesesuaian sistem yang ada di perusahaan atau organisasi melalui bukti-bukti objektif yang telah diidentifikasi selama proses pemeriksaan dengan standar dan kebijakan yang berlaku. Tujuan dari adanya temuan audit ialah untuk perbaikan yang berkelanjutan, tindakan korektif serta peningkatan efektivitas sistem manajemen yang telah diterapkan.
 
JENIS-JENIS TEMUAN AUDIT
1. Ketidaksesuaian Major (Major Non-Conformity)
Ketidaksesuaian Major merupakan temuan dalam proses audit yang menunjukkan kegagalan perusahaan atau organisasi dalam memenuhi persyaratan atau peraturan dalam standar. Temuan ini berdampak signifikan karena memengaruhi kepatuhan terhadap sistem manajemen yang berlaku serta berdampak langsung kepada kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Dalam proses audit eksternal, temuan major dapat menghambat atau berpotensi menggagalkan proses sertifikasi apabila tidak segera dilakukan tindakan perbaikan yang serius dan cepat.

2. Ketidaksesuaian Minor (Minor Non-Conformity)
Ketidaksesuaian Minor merupakan temuan yang menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi tidak konsisten dalam menerapkan sistem manajemen sehingga tidak efektif. Temuan ini juga bersifat terbatas dan tidak memberikan dampak yang signifikan terhadap implementasi standar. Hal ini karena dalam penerapan standar tersebut terdapat beberapa bagian kecil yang belum konsisten atau kurang disiplin. Meskipun temuan minor ini tergolong kecil, namun wajib ditindaklanjuti dengan melakukan tindakan perbaikan guna mencegah temuan berkembang menjadi masalah yang lebih besar atau berubah menjadi temuan major di proses audit selanjutnya.  

3. OFI (Opportunity for Improvement)
OFI (Opportunity for Improvement) merupakan saran atau peluang yang diberikan oleh auditor untuk perbaikan dengan tujuan memaksimalkan proses penerapan standar. OFI tidak termasuk ke dalam ketidaksesuaian, namun jika dibiarkan dapat berpotensi menjadi masalah atau temuan. Melihat hal tersebut, OFI sangat disarankan untuk ditindaklanjuti karena dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi.

4. Temuan Positif (Positive Findings)
Temuan positif merupakan hasil audit yang menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi telah mengimplementasikan standar atau sistem manajemen dengan efektif, sangat baik, serta memenuhi semua persyaratan yang ada. Temuan ini bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada perusahaan atau organisasi karena telah memenuhi seluruh persyaratan standar dan dapat menjadi nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi. Selain itu, temuan ini dapat menjadi contoh best practice dan mendorong  bagian lain untuk dapat melakukan hal yang sama.
​
5. Temuan Berulang (Repeat Findings)
Temuan berulang merupakan bukti ketidaksesuaian yang sama terjadi kembali. Hal ini disebabkan oleh adanya temuan yang sebelumnya pernah ditemukan, namun kembali muncul dalam proses audit berikutnya dan menunjukkan adanya tindakan perbaikan yang tidak efektif.
 
Audit bukan hanya aktivitas yang perlu dilakukan ketika masalah terjadi. Dengan memahami terhadap jenis-jenis temuan audit, diharapkan perusahaan atau organisasi dapat melihat audit sebagai salah satu kegiatan yang wajib dilakukan secara rutin guna menentukan prioritas perbaikan, sehingga dapat menghasilkan tindakan perbaikan yang efektif dan tepat sasaran, serta memastikan perbaikan yang berkelanjutan.
 

Informasi lebih lanjut mengenai Audit/Assesment Internal dan Pendampingan Sertifikasi
Bagi Anda atau perusahaan yang ingin melakukan Audit/Assesment Internal dan/atau Pendampingan Sertifikasi, kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda!
Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id 

Saat ini dunia bisnis semakin kompleks dan kompetitif, sehingga perusahaan dan organisasi semakin dituntut untuk terus meningkatkan bisnisnya melalui berbagai cara, salah satunya dengan memastikan seluruh proses bisnis berjalan sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku.  Salah satu standar yang dapat diterapkan oleh perusahaan atau organisasi ialah standar-standar yang diterbitkan oleh ISO (International Organization for Standardization), seperti Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Anti-Penyuapan, Sistem Manajemen Risiko dan lainnya. Penerapan standar-standar tersebut dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam pengembangan bisnis yang lebih kompetitif dan berkelanjutan. Ini didukung oleh sistem yang lebih terstruktur dan terorganisir.

Namun pada praktiknya, penerapan standar ini membutuhkan tahapan atau proses yang perlu direncanakan dengan matang serta disesuaikan dengan konteks perusahaan atau organisasi agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien.  Melihat hal tersebut, kegiatan konsultasi dapat menjadi solusi dalam memastikan efektivitas penerapan standar. Konsultan hadir sebagai pihak independen yang memiliki kompetensi dalam membantu perusahaan atau organisasi menganalisis masalah (gap analisis), menyusun dokumen dan rencana, implementasi standar, memastikan efektivitas standar, hingga proses evaluasi dan perbaikan. Dengan kata lain, konsultan juga dapat mendampingi perusahaan atau organisasi ketika audit/assesment internal maupun eksternal dengan Badan Sertifikasi hingga mendapatkan sertifikat ISO.

ALUR PROSES KONSULTASI
Terdapat beberapa tahapan yang dilakukan dalam proses kegiatan konsultasi, di antaranya:

• Gap Analisis

Tahap awal dari proses konsultasi ialah menganalisis dan meninjau kondisi perusahaan atau organisasi agar standar yang diterapkan dapat disesuaikan. Hasil dari gap analisis ini akan menjadi dasar dan sumber informasi bagi konsultan dalam mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki dan menyusun rencana untuk perbaikan tersebut, sehingga hasilnya akan tepat sasaran dan lebih terarah.

• Training Awareness

Training awareness menjadi langkah dalam memberikan pemahaman kepada personel terkait dengan standar yang ingin diterapkan, tujuannya untuk memaksimalkan proses penerapan standar melalui penanaman kesadaran personel dan kerja sama tim.  Kegiatan training awareness umumnya dilaksanakan selama satu sampai dua hari, tergantung dari banyaknya persyaratan yang ada di dalam standar yang ingin diterapkan.

• Pengembangan Dokumen

Terdapat beberapa hal yang tercakup dalam proses pengembangan dokumen, seperti penyusunan kebijakan, SOP (Standard Operating Procedure) dan berbagai dokumen yang dibutuhkan untuk proses penerapan standar sesuai dengan persyaratan yang ada.

• Pendampingan Implementasi Sistem Manajemen

Setelah semua dokumen dan persyaratan yang dibutuhkan sudah terpenuhi, perusahaan atau organisasi dapat mulai menjalankan standar sesuai dengan dokumen yang telah dibuat. Selama proses penerapan ini, konsultan akan mendampingi untuk memastikan seluruh proses penerapan berjalan dengan efektif dan sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.  

• Internal Audit

Dalam kegiatan konsultasi, internal audit dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen telah diimplementasikan dengan efektif sesuai dengan rencana-rencana yang sudah dirancang sebelumnya. Internal audit menjadi hal yang penting karena dapat membantu perusahaan atau organisasi mengidentifikasi peluang perbaikan yang dapat dilakukan sebelum melaksanakan audit eksternal atau proses sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.

• Pendampingan Manajemen Reviu

Tahap selanjutnya ialah manajemen reviu dengan tujuan manajemen dapat mengetahui implementasi sistem yang telah berjalan serta meninjau efektivitas dan kesesuaian standar atau sistem manajemen yang ada. Sehingga dapat dipastikan tindakan serta keputusan selanjutnya terkait dengan tindakan perbaikan.

• Evaluasi dan Tindakan Perbaikan

Setelah dilakukan audit internal dan manajemen reviu, perusahaan atau organisasi dapat melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan masukan dan solusi yang diberikan oleh konsultan apabila terdapat temuan dari hasil audit internal dan dapat dievaluasi setelahnya.
​

• Audit dan Sertifikasi

Apabila perusahaan atau organisasi sudah siap, kegiatan audit dapat dilakukan dari lembaga sertifikasi eksternal. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan atau organisasi sudah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku, sehingga perusahaan atau organisasi dapat memperoleh sertifikat yang menjadi bukti sebagai komitmen bahwa standar telah berhasil diterapkan dengan efektif.
 

Informasi lebih lanjut mengenai Konsultasi Pendampingan Sertifikasi
Bagi Anda atau perusahaan yang ingin melakukan konsultasi dan pendampingan sertifikasi, kami bersama dengan Tenaga Ahli yang kompeten di bidangnya siap membantu Anda. Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id 

Seiring dengan berkembangnya zaman, dunia bisnis semakin kompetitif untuk terus memiliki produk dan layanan yang baik serta mampu memenuhi kebutuhan serta kepuasan pelanggan. Untuk dapat memenuhi hal tersebut, setiap perusahaan atau organisasi wajib memiliki proses bisnis yang terstruktur sehingga dapat mendorong operasional yang efektif dan efisien sehingga dapat menciptakan produk dan layanan yang baik. Selain itu, dengan pengelolaan business process yang baik, perusahaan atau organisasi siap dalam menghadapi berbagai tantangan bisnis seperti sistem operasional yang tidak efektif, masalah biaya, hingga risiko kualitas produk atau layanan yang tidak konsisten.

Business Process (Proses Bisnis) merupakan serangkaian aktivitas atau pekerjaan yang terstruktur, terorganisir serta saling berkaitan dalam menyelesaikan suatu masalah dan mencapai tujuan utama dari perusahaan atau organisasi. Tujuan utama dari proses bisnis adalah untuk membantu perusahaan atau organisasi dalam meningkatkan efisiensi sistem dan produktivitas, mendukung kepatuhan, mencapai tujuan strategis, dan menghasilkan konsistensi serta nilai tambah bagi pelanggan melalui produk dan layanan yang baik.

KARAKTERISTIK UMUM DALAM BISNIS PROSES

• Definitif

Bisnis proses perlu memiliki batasan, input dan output yang jelas agar dalam pelaksanaannya tidak keluar dari tujuan yang ingin dicapai

• Urutan

Bisnis proses harus terdiri atas aktivitas yang tersusun secara berurutan sesuai dengan waktu dan ruang yang sudah direncanakan

• Pelanggan

Pihak yang menerima hasil proses wajib ada dalam bisnis proses

• Nilai Tambah

Proses transformasi yang terjadi dalam proses wajib memberikan nilai tambah kepada penerima hasil (pelanggan)

• Keterkaitan

Hal ini merujuk pada segala proses yang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri, sehingga harus terkait dalam suatu struktur perusahaan atau organisasi

• Fungsi Silang

Pada prosesnya, akan ada beberapa fungsi yang dicakup.
 
PENTINGNYA BISNIS PROSES
Dalam menghadapi berbagai kompleksitas tantangan bisnis saat ini, penerapan bisnis proses menjadi kunci utama untuk menciptakan sistem yang mampu menjawab berbagai tantangan tersebut. Namun, pada praktiknya penerapan pengembangan serta perbaikan proses bisnis bukanlah hal yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Melihat hal tersebut, perusahaan atau organisasi dapat bekerja sama dengan konsultan profesional  dalam merancang, menerapkan, hingga memperbaiki bisnis prosesnya. Peran konsultan menjadi penting karena pada praktiknya konsultan akan memberikan perspektif yang lebih objektif tanpa dipengaruhi oleh budaya internal perusahaan atau organisasi.

Selain itu, konsultan akan membantu perusahaan atau organisasi dengan menggunakan metode yang lebih terstruktur karena akan didasarkan pada standar-standar yang relevan dan sesuai, hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses sehingga dapat mendorong produktivitas sistem operasional dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan maupun perusahaan atau organisasi. Konsultan juga dapat membantu perusahaan atau organisasi mengimplementasikan sistem manajemen dari standar internasional yang ada dalam rangka mendorong perbaikan yang berkelanjutan.
​
Terdapat beberapa jenis bisnis proses yang dapat diterapkan oleh perusahaan atau organisasi, di antaranya:

• Proses Operasional atau Primer (Operational/Primary Processes)

Proses ini diterapkan dengan berfokus pada inti perusahaan atau organisasi, misal pada divisi pemasaran, penjualan, atau customer service sehingga akan memberikan nilai tambah secara langsung kepada pelanggan.

• Proses Pendukung (Supporting/Support Processes)

Proses ini lebih memberikan sistem dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses operasional (primer), sehingga tidak secara langsung memberikan nilai tambah pada pelanggan.

• Proses Manajemen (Management Processes)

Proses manajemen lebih mengarah pada hal-hal yang mengorganisir, merencanakan serta mengawasi pelaksanaan aktivitas bisnis agar dapat sesuai dengan tujuan strategis.
 

CDi Consulting sebagai jasa konsultasi dan training manajemen telah memiliki pengalaman dalam melakukan proses bisnis pada perusahaan/organisasi. Kami telah membantu banyak perusahaan dalam membuat bisnis proses sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Bagi Anda atau perusahaan yang ingin menerapkan bisnis proses, kami siap membantu Anda.
Hubungi kami melalui kontak di bawah ini:
Whatssap: 0823-4279-8146
Email: [email protected]
Linkedin: PT Catur Daya Intitama
Website: www.cdiconsulting.id